안녕하세요?

모 초등학교에서 근무하는 6급 행정실장입니다.

한 번씩 공무원 갤러리에 찾아와서 눈팅도 하고 그러는데,

여기는 현직 공무원보다는 수험생이 많은 사이트인 것 같더군요.

그래도 글을 올리면 조회수가 많이 올라가는 걸 보니,

한번 신규 교행들을 위해 업무에 좋은 자양분이 되고자 업무 관련 이야기를 연재할까 합니다.

사실 http://cafe.daum.net/upow (교육행정 나우리회 카페)

에 들어가면 문약님 등 여러 현직 교행 공무원들이 올린 좋은 글들이 있으니,

여기서 많은 도움을 구할 수 있기도 하니,

현직이 되서도 이 카페를 널리 이용하시면 큰 자산이 될 것입니다.

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교육행정 공무원이 되서 학교 행정실에 오면 회계 업무가 거의 7할을 차지할 겁니다.

요즘 공무원은 전자 결재 시스템으로, 업무 사이트에 접속해서 전자 시스템으로 결재를 올리는데,

옛날처럼 수기로 장부를 쓰는 회계 시대가 아닙니다.

따라서 신규 교육행정 공무원도 학교회계 전자시스템을 익힐 필요가 있습니다.

회계/재정 문서 관련 모든 결재도 전자로 올리며,

대금 지급도 행정실에서 컴퓨터로 처리됩니다(은행 고지서 납부 예외 건도 있음).

2020학년도부터 새롭게 도입되어 현재 모든 시도 교육청에서 사용하고 있는 K-에듀파인이라는 지방교육행정시스템입니다.

이 시스템의 특징은, 행정(업무관리시스템)과 재정(에듀파인)의 시스템이 하나로 통합된 행정/회계 통합 시스템이라고 할 수 있는데요,

도입 초기부터 시스템에 많은 문제가 있어 전국 교행인들의 원성이 자자했지만,

지금은 차차 개선되고 있는 것으로 보입니다.

K-에듀파인 학교회계 시스템에 접속하면,

상위에 수많은 회계 메뉴들이 있습니다.

사업관리, 예산관리, 보조금관리(국고보조금), 수입관리, 지출관리, 계약관리, 자금운용, 발전기금, 세입세출외현금관리, 재무관리, 예산결산...

이렇게 11개의 상위 메뉴가 있는데, 오늘 볼 지출과 관련된 메뉴는 지출관리이겠죠?

지출관리라는 상위 메뉴를 클릭해도 저런 식으로 수많은 하위 메뉴가 나옵니다.

아마 신규로 오게 되면 아무래도 처음 일을 하다 보니,

이런 회계 시스템이 굉장히 낯설 겁니다.

익숙해지는 좋은 방법은 이것저것 자주 눌러보면서 익숙해지는 수밖에 없어요. ㅎㅎ ;;

저는 지금 차석이 없고 혼자 1인 전결로 처리하다 보니깐,

예산, 수입, 지출 다 보고 있는데,

원래 2인 행정실이면 차석들이 보통 지출을 하더군요.

학교회계 시스템 상에서 지출 처리는 아무래도 처음 신규 선생님들이 배우기에 복잡한 게 사실입니다.

개념도 잘 서지 않고...

이번 초급반에서는 정말 쌩기초만 알려드릴 겁니다.

그리고 시작하기 전에 강조하고 싶은 것이,

신규 선생님들이 행정실로 발령나면 아무래도 막막할 겁니다.

사실 행정실에 수많은 메뉴얼들이 있는데,

교원 인사 지침, 교육공무직 급여 업무 편람, 공무원 여비 규정, 물품, 재산 등...

책도 1천 페이지가 넘는 것들이 행정실 캐비넷에 수두룩하고 사실 멘붕오기 마련이거든요,

이런 건 좋은 실장들이 처음에 잘 잡아줘야 된다고 생각하는데,

신규 선생님들이 많이 버티지 못하고 면직하는 이유가 업무의 인수인계, 나 몰라라 하는 신규 교육 현실 등

행정실장의 무책임함도 크지 않나 싶네요.

그래도 학교에 발령나시면 학교회계 예산편성 기본지침은 자주 보시면서 내용을 숙지하라고 강조하고 싶어요.

당장 신규 선생님들이 예산 편성할 건 아니지만,

학교회계 예산의 구조가 어떻게 되어 있는지 파악할 수 있어요.

학교회계 세입은 장-관-항-목 이런 식으로 편성되어 있는데,

이런 걸 그냥 쉽게 예산 과목이라고 해요.

예산이 있다고 해서 다 쓰는 게 아니고...

학교회계 세출은 정책사업-단위사업-세부사업-세부항목-목-세목-원가통계비목 등

예산 과목이 잘게잘게 찢어집니다.

ex)

정책사업: 인적자원 운용

단위사업: 교직원 복지 및 역량강화

세부사업: 교직원복지

세부항목: 교직원체육행사

원가통계비목: 일반수용비

산출내역: 교직원체육행사운동복

예산액: 1,450,000

예산현액(A): 1,450,000

지출품의액: 0

원인행위액(B): 0

예산잔액(A-B): 1,450,000

지출결의액: 0

지급액(C): 0

지출잔액(A-C): 0

정산재원: 0

저걸 외우라는 게 아니라, 자주 보다보면 익숙해져요.

물론 처음에 신규 선생님들이 발령나시면

지출의 기본적인 원인행위 잡는 것부터 지출결의까지,

그리고 단순한 지출 업무부터 시작하겠지만,

지출에 익숙해지면 학교가 어떻게 돌아가는지 대충 알아야 되니,

나중에는 우리 학교 예산 구조가 어떻게 편성되어 있는지 볼 필요는 있다고 생각해요.

예산의 운용 및 관리, 추가경정예산(추경) 편성, 성립전예산 등

예산 관련 작업은 행정실장들이 하겠지만,

신규 선생님들도 언젠가는 실장 자리까지 갈 수 있으니 차차 천천히 배워두시면 됩니다.

지출의 범위는 굉장히 다양합니다.

학교에서 하는 지출의 범위가,

1. 물품

2. 공사(용역)

3. 일용임금(근로소득, 사업소득, 기타소득 등)

4. 기타

5. 보수(인건비): 교육공무직

6. 출장 여비

등...

가령 방과후 강사의 일용임금을 지급할려면,

이 사람들에게 근로소득을 줘야 되는가, 사업소득으로 줘야 되는가

기본 세무 지식을 알아야 됩니다.

소득세와 주민세의 계산은 회계 시스템에서 저절로 계산되며,

가령 기타소득을 지급할 때 필요경비의 계산 역시 세법 개정에 따라서 회계 시스템에 저절로 계산하지만,

이 사람들이 기본적으로 어느 소득자인지는 행정실 지출 담당자의 판단이 필요합니다.

또한 출장 여비의 지급은 나중에 실무에서 회계 시스템으로 어떻게 처리하는지 알면 되겠지만,

이런 작업을 하실 때는 여비 계산을 해야 되므로

공무원 여비 규정이라는 별도의 지침을 읽고 숙지하셔야 될 겁니다.

뭐 관내 여비가 있고, 관외 여비가 있고,

교통비, 식비, 숙박비, 일비로 나누어서 회계 시스템에서 처리해서 지급하면 되는데,

이런 것까지 설명하면 너무 길어지므로,

정말 기본적인 지출을 하나 가지고 설명을 해볼까 합니다.

<지출의 흐름>

초급반이니 만큼 무슨 일용임금이니, 공사 지출이니,

사업소득이니, 출장 여비니, 소득세니 이런 이야기를 하지 않겠습니다.

그냥 정말 쌩기초라 생각하고,

볼펜 하나를 구입한다고 하겠습니다.

행정실에 볼펜이 필요해서 볼펜을 하나 산다고 가정하겠습니다.

하지만 행정실에 볼펜이 없을 리가 없겠죠? ㅎㅎ

그리고 볼펜 하나... 겨우 250원 하는 볼펜 하나 산다고 회계 시스템에 품의 올렸다가는,

행정실장이 아마 태클을 걸 지도 모릅니다. ㅎㅎ

그냥 이건 지출의 흐름만 보여주는 것이기에,

볼펜 하나를 구입한다고 할 때 어떻게 행정실에서 지출의 흐름이 이어지는지 볼 겁니다.

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1. 품의서 작성 및 기안

먼저 학교회계 > 지출관리 > 지출처리 > 지출품의 > 품의등록에 가서

품의서를 작성할 겁니다.

여러분들이 물건을 구입한다고 할 때,

그냥 무작정 기안을 올리는 것이 아니고 최소한 예산이 얼마나 있는지,

또한 그것이 정말 학교에 필요한 것인지 등등 여러 요건을 따져 보고,

기안을 올리기 전에 행정실장님에게 품의 올린다고 말씀은 해주셔야 됩니다.

그리고 막상 여러분들이 품의 올릴 일은 없어요.

왜냐하면 각 사업 부서별 담당자(교사)들이,

예를 들어 교무부, 과학부, 기숙사 운영부, 체육부 등 여러 선생님들이 품의 올리는 일이 95% 이상이고,

행정실에서는 이걸 원인행위라는 과정을 거쳐서 처리하는 게 일상다반사거든요.

뭐 아무튼 250원짜리 볼펜 한 개가 필요해서 기안을 한다고 합시다.

그럼 품의서 제목에 '행정실 사무용품 구입' 이렇게 올리고

개요를 작성하는 겁니다.

개요의 양식은 학교마다 다르겠지만,

보통 어떤 물품을 사는지, 그것의 금액이 어떻게 되는지를 적으면 되요.

그리고 어느 예산에서 사용할 건지 예산을 선택해야 되겠죠?

볼펜을 구입하는데, 전기요금으로 선택하면 안되겠죠?

만약에 실수해서 전기요금으로 선택해서 예산을 집행했다면,

나중에 학교회계 시스템에서 이걸 '지출 과목경정'이라는 과정을 통해 과목을 바꿔줄 수 있어요.

여기서 '경정'은 고친다라는 것인데,

추가경정예산의 '경정'도 예산을 추가로 편성(흔히 말하는 추경)하거나,

각 예산 과목의 예산을 증액하거나 감액하는 의미겠죠.

알 필요는 없습니다.

K-에듀파인 교육행정 학교회계 시스템에서의 모든 회계/재정 문서는

작성만 하며 저렇게 양식으로 출력이 가능하게끔 되어 있습니다.

결재 과정(주무관 - 행정실장 - 교장)에서의 결재자 이름과 결재 일시(날짜) 등이 모두 회계 문서에 전자적으로 자동으로 찍히게 되므로,

결재선에 있는 윗분들의 결재가 모두 승인이 되면 이런 회계 문서를 출력하시기 바랍니다.

K-에듀파인 교육행정 전자회계 시스템에서 출력할 수 있는 모든 회계/재정 출력물은 출력해서

영수증과 함께 나중에 지출증빙서로 묶어서 편철하셔야 됩니다.

지금 코로나-19로 인해 등교 개학이 3월 달부터 연기된 이래로

학교에서 지출할 것이 없어서 3~5월달까지 1분기 동안 6권 밖에 안나왔네요.

등교 개학 했었으면 아무래도 수요가 많아질 테니, 지출증빙서도 10권 정도는 나왔을 겁니다.

1년에 50권 이상은 나오더군요.

지출 품의는 저렇게 제목과 개요를 작성하고,

결재는 보통 행정실장 -> 교장까지 올립니다.

어떤 시도 지침이나 학교 내부 규정에는 50만 원 이하인 경우에는 교장 결재선을 생략할 수 있다고 나오지만,

일단은 저 같은 경우는 교장 선생님까지 결재를 올립니다.

그래서 품의 결재가 승인이 되면, 품의접수목록에 방금 올렸던 품의 내용이 뜹니다.

2. 인터넷 쇼핑몰 사이트 구입

학교에 발령나시면 그 학교에서 사용하는 수많은 계약, 쇼핑몰 사이트가 있어요.

아이스크림몰(학교 예산으로 구입 시 배송비 무료), g마켓, 유아몰, 학교장터(s2b), 나라장터(g2b) 등...

신규 선생님들이 발령 나면 일반 사이트에서 물건 주문은 다 하시겠지만,

학교장터나 나라장터 같은 사이트는 또 편철할 서류(각서, 수의계약 배제사유, 계약보증금 지급각서, 청렴계약 이행서 등)가 복잡합니다.

아마 처음에 발령나시면 신규 선생님들에게 학교장터나 나라장터까지 맡기지는 않겠지만,

기본적인 물건 구입은 일반 쇼핑몰에서 구입하듯이 할 수 있어요.

보통은 품의를 교사들이 올리니, 교사들이 장바구니에 물건을 담아 두고 품의서를 작성하는 경우가 많아요.

교사들이 품의 요청해서 결재 승인이 되면, 행정실 선생님들이 이걸 접수해서 물건 구입하고 원인행위 진행하는 거구요.

아무튼 250원짜리 볼펜을 인터넷 쇼핑몰을 통해 학교 법인카드로 isp 결제했다고 합시다.

그럼 뭘 해야 될까요?

최소한 물건 구매 내역인 견적서나 신용카드 매출전표는 출력하셔야 됩니다.

3. 지출 원인행위 진행

지출 원인행위라 함은, 그냥 쉽게 '지출의 원인이 되는 행위', 즉 '계약'이라고 보시면 됩니다.

지금 제가 보여주는 과정은 카드 결제 지출 과정을 보여주는 것인데,

뭐 그냥 인터넷에서 물건을 구매하고 했으니, 계약을 맺었다고 보는 겁니다.

원인행위 유형은 물품이 되겠죠?

공사/재산, 용역, 일용임금 등은 원인행위 진행 시스템 과정이 다릅니다.

아무튼 물품을 선택했으니, 원인행위를 진행합니다.

시스템에서 처리하는 원인행위 과정은,

어떤 물건을 구입했고 단가와 수량은 어떻게 되는지, 실제 주문 금액과 원인행위 금액을 일치시키는 겁니다.

또한 법인카드로 결제했으면, 결제 유형을 선택하는데,

eft 전자지출시스템과 e교육금고라는 지출시스템이 있는데, 저희는 e교육금고를 사용합니다.

그러면 e교육금고(카드)를 선택하고, 카드 거래처와 대금 지급 금액, 실수령인 거래처 등 여러가지 내용을 설정하면서

원인행위 진행을 합니다.

여기서 주의할 점은, 카드 결제 건은 실수령인 계좌가 실제 구입한 인터넷 쇼핑몰 계좌이체가 찍히면 안됩니다.

학교에서의 법인카드 지출처리는, 법인카드 대금을 학교 법인카드 통장에 옮겨서,

1달에 2번 씩 자동으로 빠져나가는 처리 구조이다 보니깐,

자동 출금일 전에 고지서가 날라오면 카드 지출을 진행해서 법인카드 통장에 이체한 금액과 고지서 금액이 일치해야 됩니다.

따라서 실수령인 계좌는 카드 결제 건은 '학교 법인카드 고유 통장 계좌번호'가 되는 겁니다.

아마 이것은 지급방법을 'e교육금고(카드)'로 설정을 했다면,

자동으로 증빙구분이 '전산자료'로 뜨면서 학교 법인카드 통장 계좌번호가 실수령인 계좌로 자동으로 찍힐 겁니다.

만약 카드가 아닌 계좌이체 건이라면?

이건 거래처로부터 통장 사본과 사업자 사본을 받아서 거래처 입력을 하고,

실제 그 통장 사본에 찍힌 통장 계좌 번호가 찍혀야 되겠죠?

원인행위 결재도 교장 선생님까지 진행해야 됩니다.

4. 물건 납품

드디어 주문했던 250원 짜리 볼펜이 도착했습니다.

유식하게 말하면 '납품'이라고 하는데요.

실제로 학교에서는 물건을 주문하게 되면 볼펜 하나 덩그러니 주문하지 않습니다.

여러 품목(거의 수십 품목)을 사이트에서 일괄로 구매하면서 많은 물건들이 학교에 도착하죠.

지금도 행정실 앞에는 주문한 박스가 30개가 넘습니다.

금요일에 엄청 도착했는데, 다음 주 선생님들 보고 찾아가라 해야겠네요 ㅎㅎ

납품이 됐으면 상식적으로 뭘 해야 될까요?

5. 물건 검사검수 진행

검사 검수를 진행해야 됩니다.

본인(or 사업 담당자 교사)이 주문한 물건이 실제 규격과 수량에 맞게 도착했는지 포장지 뜯어서 봐야겠죠?

여기서 확인만 하면 되는 것이 아니라, 학교회계 시스템에서 검사검수 처리를 진행해야 됩니다.

분량의 한계상 시스템적인 절차는 제가 다 캡처해서 올려드릴 수 없어요. ㅎㅎ

실제 학교 가시면 좋은 실장님들이 잘 가르쳐줄 거라 믿어요.

흐름만 간단하게 보면, 행정실 세출 담당자가 검사검수를 요청하게 됩니다.

그러면 품의를 올린 사업 담당자가 실제로 물건을 검사해서 이상이 없으면,

행정실 담당자가 요구한 검사검수에 응하게 됩니다.

검사검수 날짜를 확정하면, 검사검수조서라는 전자 시스템 회계 서류를 출력할 수 있는데,

저는 카드 결제 건 같은 경우나 계좌이체 같은 경우나 다 뽑아서 지출 증빙서로 편철하구요,

계좌이체 같은 경우에는 100만 원 이상이면 공급자(거래처) 도장을 날인하고 있습니다.

검사검수가 끝나야 이제 지출 준비를 할 수 있습니다.

출처 : https://gall.dcinside.com/board/view/?id=government&no=12033719

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